De Eerste Kamer distribueert met ingang van 13 september 2011 haar vergaderstukken via een tablet naar de 75 senatoren. Bij aanvang van de eerste vergadering na het zomerreces ontvingen de Kamerleden een iPad met een applicatie (App) die speciaal voor de Eerste Kamer is ontworpen. Met dit eigentijdse communicatiemiddel kunnen de Kamerleden de volledige informatiestroom van agenda's, wetsvoorstellen, Kamercorrespondentie en andere vergaderstukken raadplegen en beheren.
De Eerste Kamer der Staten-Generaal is daarmee de eerste van alle parlementaire huizen in Europa die volledig overschakelt op digitale informatievoorziening. Meerdere parlementen elders in Europa overwegen om hun documentenstroom verder te digitaliseren, maar de Nederlandse Senaat heeft de primeur bij de overstap naar digitaal vergaderen met ondersteuning van een tablet.
Met deze stap breekt de Eerste Kamer met een historie van bijna 200 jaar verspreiding van wetsontwerpen, brieven van de regering, verslagen en andere vergaderstukken in gedrukte vorm. Al deze post is wekelijks goed voor duizenden pagina's aan drukwerk per Kamerlid, dat tot nu toe met een koerier werd bezorgd op de huisadressen van de Kamerleden. Sinds nationale parlementen ook hun oordeel mogen geven over beleidsvoorstellen van de Europese Unie, is deze hoeveelheid Kamerpost nog verder gegroeid. De 75 senatoren kunnen alle documenten voortaan direct raadplegen op hun iPad en aantekeningen plaatsen bij vergaderstukken. Vanuit de agenda kan direct worden 'gelinkt' naar de nationale en Europese dossiers. Verwacht wordt dat na een fase van gewenning het overgrote deel van de senatoren uitsluitend de iPad zal gebruiken.
Senaat liep vaker voorop met digitale innovatie
De senatoren kregen de iPads, die het eigendom blijven van de Kamer, uitgereikt voorafgaand aan de eerste plenaire vergadering na het zomerreces. De Griffier van de Eerste Kamer mr. G.J.A. (Geert Jan) Hamilton noemde in een korte toespraak de invoering van de tablet een markant moment in de geschiedenis van de Eerste Kamer. "De Senaat kampt soms met een imago van 'stoffigheid', maar naast kwaliteit en zorgvuldigheid staan ook efficiënt werken en transparantie hoog in het vaandel. Daarom liep de Eerste Kamer steeds voorop waar het gaat om digitale informatievoorziening en snelle communicatie." De Griffier wees er op dat de Eerste Kamer ook in voorgaande decennia snel was met de introductie van nieuwe communicatiemiddelen, zoals de ontsluiting van Kamerstukken via internet sinds 1994 en de lancering van een gebruiksvriendelijke website in 1997. De websites van de Eerste Kamer zijn vanwege hun grote toegankelijkheid meermalen in de prijzen gevallen.
De Voorzitter van de Eerste Kamer mr. G.J. (Fred) de Graaf startte de nieuwe werkwijze met twee officiële handelingen. Eerst onthulde hij een kunstwerk van kunstenaar Jos van den Berg en grafisch vormgever Cees van Rutten. Het betreft een reliëf, gesneden uit plakken gelijmde Kamerstukken. De creatie draagt de titel 'Pre-iPad Parliament', en markeert de omschakeling van de gedrukte naar de digitale vergaderorde. Vervolgens stelde hij de nieuwe Eerste Kamer-App in werking.
Bedrijfszeker en duurzaam
De introductie van de iPad volgt na een zorgvuldige voorbereiding, waarbij software is ontwikkeld voor een efficiënt beheer van agenda's en complete dossiers van wetsvoorstellen. Het besluit is mede genomen uit overwegingen van duurzaamheid en besparing van kosten. Ook praktische voordelen, zoals efficiënte archivering en het doorlopend actualiseren van agenda's en bestanden spelen een belangrijke rol.
De Eerste Kamer heeft het systeem ontwikkeld in samenwerking met het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (onderdeel van stichting ICTU) en PDC Informatie Architectuur. De applicatie zelf is ontworpen en geleverd door ICT-dienstverlener Sogeti. De App is tijdens het zomerreces uitvoerig getest. Daarbij bleek dat de elektronische verspreiding van Kamerstukken zowel efficiënt, bedrijfszeker als betrouwbaar is. De draadloze communicatie wordt ondersteund met 21 WiFi-zenders, waarmee het monumentale gebouw van de Eerste Kamer begin september is uitgerust.
Met het systeem dat nu operationeel is, loopt de Eerste Kamer voorop met de toepassing van technologie in het kader van de papierloze overheid. Met de introductie van de tablet en de ontwikkeling van de App is een investering gemoeid van €148.000,-. Dit bedrag wordt al in het eerste jaar grotendeels terugverdiend door een structurele vermindering van printkosten en koeriersdiensten van de Eerste Kamer. Deze bedragen €142.686,- (prijspeil 2010). Op termijn kan de besparing op de vaste lasten van de Kamer verder toenemen, zo stelde Griffier Hamilton in zijn toelichting op het project.
Deel dit item: