Met de startconferentie DG ITEC FORUM is in het Europees Parlement op 19 november 2014 in Brussel een nieuwe fase ingegaan in het proces van digitalisering van werkzaamheden van het EP. Alle Europarlementariërs krijgen de komende weken en maanden een tablet die toegang geeft tot de parlementaire documenten. In de hal van het EP is een ICT-dienstencentrum geopend waar parlementariërs informatie en ondersteuning kunnen krijgen. Voor een deel van het vergadercircuit zijn de agenda's en stukken in het EP voortaan digitaal via een tablet beschikbaar.
In september 2013 bracht een delegatie van het Europees parlement onder leiding van toenmalig vicevoorzitter ICT Rainer Wieland en directeur-generaal Innovation and Technical Support Giancarlo Vilella een bezoek aan de Eerste Kamer in Den Haag. Volgens Wieland en de huidige vicevoorzitter ICT van het EP, Adina Ioana Vălean, is van dit bezoek een wezenlijke invloed uitgegaan op de ICT-ontwikkeling in het Europees Parlement. Aan de conferentie werd deelgenomen door Europarlementariërs, stafleden van het EP en de directeuren ICT van vele Europese instellingen (Europese Commissie, Europese Raad, EU-Hof van Justitie, Europese Rekenkamer, Raad voor de Regio's en Sociaal-Economische Comité).
Key note speech
Keynote Speaker tijdens de conferentie was de Griffier van de Eerste Kamer, Geert Jan Hamilton. Hij schetste en illustreerde met een PowerPoint presentatie hoe de Eerste Kamer der Staten-Generaal in haar huidige zittingsperiode vanaf 2011 als eerste parlementair huis in de wereld volledig is overgeschakeld op het gebruik van tablets ter ondersteuning van haar plenaire vergaderingen en commissievergaderingen. De invoering van de tablets heeft geleid tot een geheel nieuwe werkwijze in de Eerste Kamer. Niet alleen kon daarmee de productie en distributie van papier (gemiddeld bijna een meter per Kamerlid per week) aanzienlijk worden teruggebracht, de interne efficiency van de Kamer en de kwaliteit van haar websites zijn aanzienlijk verhoogd.
De informatietoevoeging op de Eerste Kamerwebsite vindt voor een groot gedeelte via geautomatiseerde processen plaats. Daarnaast vindt er verrijking plaats door het toevoegen van samenvattingen, het adequaat bijhouden van de actuele stand van zaken en het toekennen van metadata zoals trefwoorden. Hierdoor is de informatie zo volledig mogelijk en gemakkelijk toegankelijk. De Eerste Kamer voert het merendeel van de gegevens op één plek in, die daarna via verschillende outlets (website, papier, tablet) en in verschillende varianten (publiek, besloten, uitgebreid, beperkt) gepubliceerd kunnen worden. Een van de opvallende resultaten die de Eerste kamer daarmee geboekt heeft, is het 'papierarme' parlement.
Alle vergaderagenda’s en bijbehorende stukken (als ook alle overige stukken die in de Kamer aan de orde zijn) zijn toegankelijk via de tablet waar de senatoren mee vergaderen. Zij hebben daardoor altijd en overal de beschikking over een compleet vergaderarchief. Dit vrijwel geheel openbare archief draagt bovendien bij aan de transparantie van het werk de Eerste Kamer. De geïnteresseerde burgers en stakeholders kunnen de ontwikkelingen in de verschillende wetgevingsdossiers (nationaal en Europees) die in de Eerste Kamer aan de orde zijn op de voet volgen. De kosten van productie en distributie van papieren documenten zijn in deze Kamerperiode (van vier jaar) met bijna een miljoen euro gedaald; daar staan kosten van investeringen in hardware en abonnementen voor software tegenover die in deze periode ongeveer 320.000 euro hebben bedragen. De verwachting is dat de afschrijvingskosten voor hardware in de komende periode wat zullen toenemen.
Al met al is volgens de Griffier sprake geweest van een hoge mate van acceptatie van de nieuwe werkwijze bij zowel de Leden van de Eerste Kamer als de medewerkers. Hamilton: "In iets breder tijdsperspectief kan zelfs worden vastgesteld dat zich in 2011 in de Eerste Kamer een kleine digitale revolutie heeft voltrokken. De belangstelling uit het Europees Parlement en vele vertegenwoordigende lichamen binnen Nederland en daarbuiten onderstreept dat de Eerste Kamer heeft bijgedragen aan een nieuwe trend op parlementair ICT-gebied die zich hoe dan ook internationaal aftekende."
Website DG ITEC: DG ITEC FORUM 2014
Deel dit item: