'De Eerste Kamer der Staten-Generaal is in het afgelopen parlementaire jaar zonder grote problemen overgestapt op volledige digitalisering van haar vergadercircuit. Er is sprake geweest van een opmerkelijk snelle acceptatie van de digitale aanlevering van stukken en de nieuwe werkwijze rond vergaderingen door de Senatoren.' Dit zei de Griffier van de Eerste Kamer der Staten-Generaal, mr. Geert Jan Hamilton, op 14 september 2012 tijdens de World e-Parliament Conference 2012 in Rome.
Hamilton presenteerde het ICT-project dat binnen de Eerste Kamer is uitgevoerd. Sinds 13 september 2011 ontvangen de Leden van de Eerste Kamer alle agenda's voor plenaire- en commissievergaderingen die op dinsdag plaatsvinden, via de Eerste Kamer-app. De meeste stukken die nodig zijn voor de vergaderingen zijn ook te vinden op de geavanceerde websites van de Eerste Kamer die algemeen toegankelijk zijn. Via de app worden de agenda's van de verschillende vergaderingen en de daarbij benodigde parlementaire stukken netjes geordend aangeleverd. Dat maakt een efficiënte voorbereiding van vergaderingen mogelijk.
De Griffier van de Eerste Kamer, die samen met ICT-adviseur Otto Redegeld aan de conferentie deelneemt, becijferde dat de kosten van de ontwikkeling van de app en de aanschaf van iPad in het eerste jaar geheel zijn terugverdiend. In de eerste vijf maanden van 2012 kon € 80.000,- op papier-, print- en verzendkosten worden bespaard. 'Voor het gehele jaar verwachten we de beoogde besparing van € 142.000 zeker te halen.'
Een succesfactor noemde Hamilton de 'big bang'-benadering. In een keer is in september 2011 de overstap gemaakt van papieren aanlevering van stukken naar digitale aanlevering (waarbij individuele stukken op aanvraag desgewenst ook in papier beschikbaar zijn). De uitstekende samenwerking binnen de relatief kleine staf van de Eerste Kamer heeft ook bijgedragen aan een soepele implementatie van de nieuwe werkwijze.
De (tweejaarlijkse) World e-Parliament Conference wordt georganiseerd door de Verenigde Naties en de Interparliamentary Union. Zij vindt dit jaar plaats in het Huis van Afgevaardigden in Rome. Zo'n 500 parlementariërs en stafmedewerkers (vooral ICT-adviseurs) uit 89 landen nemen aan de conferentie deel. Veel parlementen zijn bezig met vernieuwingen op ICT-gebied. Er lopen tal van pilots. De 'Dutch Senate App' en de volledige omslag naar digitaal vergaderen zoals in de Eerste Kamer doorgevoerd, worden in het World e-Parliament Report 2012 van de VN en de IPU genoemd als een opmerkelijke parlementaire ICT-doorbraak in het afgelopen jaar.
Deel dit item: